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quarta-feira, 15 de fevereiro de 2012

Faça MUITO MAIS com seu TEMPO - Parte 1


Feijoeiro - Dos Grãos de
Feijão ao Relógio de Ouro

Falta de tempo. Estresse. Excesso de atividades. Lista de pendências enorme. Estes são alguns dos sintomas que indicam que você pode não estar aproveitando corretamente seu tempo. Vamos mostrar um possível caminho para a solução deste problema no Feijoeiro, durante a próxima semana.

O objetivo é apresentar medidas simples que se aplicadas melhorem a qualidade do uso do tempo do leitor. Se você não sabe se administra bem o seu tempo, provavelmente não visitou nossa página com o teste para saber o perfil de uso do tempo.


Primeiramente vou explicar como serão trabalhados estes artigos. O tema Administração do Tempo é muito abrangente, e a aplicação na vida prática é basicamente comportamental. Por isso tentarei propor exercícios interativos ao final de cada texto. Já deixo também o aviso: administrar o tempo requer disciplina, esforço, e monitoramento constante. Segue o cronograma do que está previsto (e pode mudar) para ser abordado nos artigos iniciais da série:

  • Parte 1 (artigo atual):
    • Introdução e conceitos.
    • Prioridades.
    • Os diferentes papéis exercidos pelas pessoas em suas vidas.
    • Ansiedade, pressa e saúde - o impacto na administração do tempo.
    • O impacto da qualidade na administração do tempo.
  • Parte 2:
    • A Importância, a Urgência e como lidar com elas.
    • Os desperdiçadores.
    • Desperdiçadores "internos".
    • Desperdiçadores "externos".
  • Parte 3 - Texto Complementar - Gerenciando Objetivos e Metas.
  • Parte 4:
    • Algumas Ferramentas.
    • Dicas diversas para fugir do perfeccionismo, eleger prioridades, e lidar com as urgências.
    • O impacto da procrastinação.
  • Parte 5 - Texto Complementar - Delegando Tarefas.
O tempo é difícil de ser conceituado. No próprio dicionário, a palavra tem uma extensa lista de significados. Eu prefiro trabalhar com a ideia de que o tempo é a continuidade e a evolução de tudo que existe, além de um recurso. É importante ressaltar, ainda, que os gregos na antiguidade tinham dois deuses relacionados ao tempo: Cronos e Kairos. O primeiro, Cronos, era o deus do relógio, do tempo contado; Kairos, por sua vez, era o Deus do tempo qualitativo, aproveitado, vivenciado. Vamos entender ao longo do texto a razão pela qual o bom administrador do tempo está mais para Kairos, afinal, quantidade não é qualidade.

De fato os anos, dias, minutos, segundos, etc - são criações do homem, necessárias para medir o tempo e sincronizar a sociedade. Todavia, a melhor forma de medir o tempo não são estas unidades, mas sim o que se faz dele. Já diz aquele famoso ditado de Rabindranath Tagore: "A borboleta conta os MOMENTOS, e não os MESES, e assim tem tempo de sobra". Então a primeira coisa que temos que aprender é a fazer como a borboleta.

Além disso, o tempo é um recurso indispensável. Talvez seja o único recurso que seja necessário para qualquer atividade ou projeto. Precisamos dele para fazer desde um simples almoço, até a construção de um prédio ou um viaduto. Outra característica muito importante é que, diferentemente do dinheiro, o tempo é bem distribuído: eu tenho 24 horas por dia, você tem 24 horas por dia, e o presidente da república tem as mesmas 24 horas por dia! Ocorre, todavia, que de forma similar ao dinheiro, o tempo é administrado de forma diferente pelas diferentes pessoas, e algumas o empregam muito melhor que outras. O tempo também é intransferível: você não pode comprar mais ou vender o que sobrar. 


As Prioridades


Você já deve ter visto muitas vezes as pessoas dizendo: "eu não faço tal coisa porque não tenho tempo". Talvez você já tenha ouvido isso até mesmo de mim. Mas "ter tempo" é uma questão basicamente de prioridade. Enquanto estamos vivos temos tempo, e se não fizermos algo é por "não querer". Obviamente, o "não querer" está entre aspas, pois na verdade ele não significa não ter a vontade ou o desejo de fazer algo, mas significa ter "mais vontade ou desejo" de fazer alguma outra coisa.

Ninguém pode "abraçar o mundo" e realizar toda atividade que vem pela frente, e reconhecer isso é fundamental para saber administrar o tempo. É preciso saber se elas levam você aos seus objetivos - inclusive os pessoais, como passar mais tempo com a família ou sair para se divertir. As atividades que não ajudam neste sentido logo tem menos prioridade.

Na Parte 2 do artigo, quando falarmos de Importância e Urgência, e na Parte 3 quando falarmos sobre os Objetivos e Metas, entraremos mais fundo nestes assuntos. Por hora basta entender que é preciso sempre saber o que é prioritário ou não, e fazer primeiro o que é mais prioritário, deixando para depois o que não for, e só fazendo se o tempo lhe sobrar! Esta ideia consistirá de base para as ferramentas que veremos mais para a frente. Pode parecer algo muito simplório, mas é isso que quero dizer quando falo que a Administração do Tempo é basicamente comportamental.

Os Papéis


Embora existam as prioridades, elas tem um "limite de abrangência". Os papéis são as "versões" daquela pessoa que existem. Vou dar um exemplo... João é funcionário da Multinacional X S/A, pai de dois filhos, marido, estudante de Ciências econômicas e peladeiro de final de semana. Logo, os papéis de João são: funcionário, pai, marido, estudante e esportista.

Quando digo que as prioridades tem seu limite de abrangência, quero dizer que embora João seja uma pessoa só, ele deve ter seu tempo para cada papel. Isso significa que mesmo que terminar o relatório de vendas seja uma grande prioridade profissional, não justifica que ele deva fazer e deixar um papel ultrapassar seus limites e invadir o tempo de outro. Obviamente, existem momentos da vida em que alguns papéis devem ter um tempo menor devido às necessidades de outros, mas deve haver uma separação para cada um deles.

Isso não significa que precise haver, também, uma agenda fixa - embora o ideal fosse. Muitas vezes precisamos definir isso apenas em "número de horas". Neste caso, o recomendável é dividir o número total de horas das semanas, e não os dias, já que nos finais de semana os hábitos são outros. São 168 horas para você alocar como quiser para sua vida, não esquecendo obviamente de descontar as horas dedicadas a dormir, tomar banho, comer, etc. E lembre-se: não deixe de fora os papéis que dão prazer e alegria à sua vida, nem que tenhas que colocar a eles uma carga horária pequena!

A Ansiedade e a Pressa


Primeiramente, o teste disponível na internet (para evitar plágio dos livros) que eu achei mais confiável para verificar a ansiedade é este aqui. Recomendo fazer! E lembre-se de que a ansiedade muitas vezes é um problema clínico, e que neste caso não deve-se hesitar em procurar um médico.

O fato é que o dia-a-dia moderno é uma "maré de agitação", e devemos evitar nos deixar levar por ela. Eu não tenho os índices em mãos, mas existem pesquisas que apontam, por exemplo, que um elevado número de pessoas checa compulsivamente sua caixa de e-mails. E isso é, muitas vezes, uma das várias atividades que são usadas para "preencher imediatamente" uma brecha que apareça na agenda.

Além dos graves prejuízos à saúde, a pressa e a ansiedade nos fazem tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, ou fazer algo pensando em outras coisas, o que tira o foco. Quando se trabalha no computador, o problema é ainda mais grave, já que é muito fácil escrever um relatório, falar no MSN e olhar os e-mails ao mesmo tempo. O fato é que quando não temos foco no que estamos fazendo, estamos mais sujeitos a errar, ter retrabalho - ou seja, ter que fazer mais vezes por não ter acertado na primeira, ou mesmo distrairmos nossa atenção com os desperdiçadores de tempo - assunto que será melhor abordado na Parte 2.

Pode ser uma sensação só minha, mas vou pedir a todos que observem (e comentem depois) se vocês não sentem uma espécie de dor de cabeça, e uma sensação de "estar perdido" quando alterna de uma atividade a outra depois de fazer isso rápidas e sucessivas vezes. É como se ter que lembrar aonde parou aquela tarefa há poucos segundos fosse trabalhoso demais para o cérebro!

Seja a dor de cabeça só minha ou de todos, o restante da lista já é motivo suficiente para procurarmos controlar a ansiedade e fazer uma coisa de cada vez. Este é, inclusive, o motivo para que sistemas como "Os 5 esses" prezarem pela organização extrema do espaço de trabalho, deixando nele somente as coisas das quais precisamos para aquela atividade - isso dificulta que nosso pensamento e nosso foco fujam para outra atividade.

Aliás, essa questão do foco mudar tanto de atividade tem muito a ver com toda a parafernália tecnológica que utilizamos hoje. A ansiedade pelas novas coisas que aparecem é tamanha que se o telefone tocar as pessoas hoje em dia saem correndo para atendê-lo. Se a janela do MSN piscar, então, uma esmagadora maioria das pessoas não consegue segurar a ansiedade de ir lá e clicar logo. É necessário muito policiamento para driblar isso, por isso é importante você sempre criar mecanismos para "lembrar" no que você está trabalhando!

O Impacto da Qualidade na Administração do Tempo


Embora as pessoas tenham entendido mal a mensagem de Taylor, a ideia de produzir mais em menos tempo não é a de correr fazendo tudo com toda a pressa do mundo. Na verdade quem conhece suas idéias sabe que é exatamente o oposto: é pensar, planejar, organizar, e só então fazer. É preciso lembrar que qualidade, e eficiência sempre andam juntos.

O primeiro impacto da qualidade no emprego do tempo é o fato de que sem qualidade existe retrabalho, e o retrabalho consome mais tempo. Então fazer melhor na primeira vez pode parecer um pouco mais demorado, mas na verdade poupa muito tempo.

Como a maioria dos leitores que fizeram o teste de uso do tempo (e comentaram comigo ou no Facebook o resultado) tiveram como resultado de "Perfeccionista", é importante ressaltar: qualidade não é perfeição. A perfeição é, na verdade, um dificultador (ou impossibilitador) da qualidade. Pode ser um choque para alguns, mas é isso mesmo.

O perfeccionismo é a busca incessante por algo "perfeito", mas a perfeição não existe. Se você pegar os melhores produtos possíveis e fizer uma análise geral do produto, certamente achará uma forma de fazê-lo melhor, não importa o quão melhor já seja. E é assim com qualquer coisa: você faz, olha se pode fazer melhor, e acha como fazer melhor. Depois você faz novamente, melhor, ou simplesmente melhora o que já está feito. Mas quando você tiver concluído pela segunda vez, se você procurar bem, terá mais algo a melhorar, e assim será sempre, até que você veja que perdeu muito tempo e desista.

Qualidade é, na verdade, entregar algo no mínimo como você se propôs a entregar. Então para isso, antes de começar algo, é preciso determinar qual o nível mínimo de qualidade que queremos do que estamos prestes a fazer. E quando atingimos este nível mínimo de qualidade, nada de "vou fazer só mais isso", ou "só mais aquilo"! É parar e pronto. Claro, fazer "algo a mais" sempre é sedutor, e se isso for te fazer feliz, eu sugiro o seguinte: termine tudo o resto que tiver pendente, e se sobrar tempo, dedique o tempo restante a melhorar aquilo que já está terminado. É até relaxante para alguns, mas é preciso ter disciplina.

Atividades


Fazer estes exercícios ajudará a enriquecer sua experiência com os conceitos apresentados, além de lhe permitir experimentar e validar tudo que foi escrito acima. Compartilhar os resultados destas atividades permitirá que eu direciona os próximos textos para os erros mais comuns.


1) Liste todos os papéis da sua vida, e defina o tempo que quer dedicar a cada um deles. Liste eles em nosso mural no Facebook ou em nossos comentários! Logo após, monitore diariamente as atividades e tente ver quanto tempo dedicou-se a cada papel.

2) Procure observar-se e anotar diariamente (e comentar):
    a) Quantas vezes você flagrou-se fazendo mais do que uma atividade simultânea, ou desfiando o foco daquela atividade que estava realizando?
     b) Quantas vezes você flagrou-se sendo perfeccionista e incrementando várias vezes uma atividade depois de fazê-la?

Considerações Finais


Espero que este material seja útil para todos os leitores! E lembre-se: o passado não pode ser alterado, e o futuro ainda não conquistamos - e para conquistá-lo precisamos viver o presente!

Dúvidas? Sugestões? Comente, ou escreva-nos no Twitter (@feijoeiroblog) ou Facebook!





Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO
Artigos da Série:                    Parte 1 - Parte 2 - Parte 3 - Parte 4 - Parte 5
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Palavras-Chave: Administração de Tempo, Tempo, Séries, Série Você dono de seu TEMPO, Comportamento


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2 comentários:

julioleaoc disse...

Administrar o tempo faz parte da nossa rotina básica, e estudar o tempo faz parte do sucesso...

Bruno Moreira Guedes disse...

É isso aí Julio.
Obrigado pela visita!!