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quarta-feira, 22 de fevereiro de 2012

Faça MUITO MAIS com seu TEMPO - Parte 2


Continuando a série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO, abordaremos neste texto alguns tópicos referentes às principais classificações das atividades que surgem em nosso dia-a-dia, e a como abordá-las. Entenderemos também como nossa decisão influencia de forma dificilmente perceptível no bom ou mau aproveitamento do tempo. Isto vai de encontro aos temas vistos no artigo anterior, especialmente no que diz respeito às prioridades.

Mantendo os objetivos anteriores desta série, informo ainda que ela teve seu título alterado por razões explanadas nesta nota.


No artigo anterior abordamos os seguintes tópicos:
  • Introdução e conceitos.
  • Prioridades.
  • Os diferentes papéis exercidos pelas pessoas em suas vidas.
  • Ansiedade, pressa e saúde - o impacto na administração do tempo.
  • O impacto da qualidade na administração do tempo.


Agora veremos os seguintes novos tópicos:

  • Importância.
  • Urgência.
  • Como lidar com a importância e a urgência.
  • Desperdiçadores.
  • Tipos de desperdiçadores.



Primeiramente precisamos trabalhar o conceito de importância. Importante é tudo aquilo que você faz que lhe trará algum resultado que lhe interessa e/ou lhe aproximará do alcance de algum objetivo - seja profissional, ou mesmo um objetivo pessoal, como ter uma boa relação com seu filho. A importância é fundamental para a definição das prioridades que foram abordadas no artigo anterior.

O conceito de urgência, embora muito confundido com o de importância, é muito diferente do mesmo. Urgente é tudo aquilo que requer atenção imediata. Todavia, requerer atenção imediata não torna algo necessariamente importante. Pode parecer uma ideia simples, no entanto é responsável pela maior parte da distorção da decisão de "o que fazer" das pessoas.

Uma tarefa pode ser somente importante, mas não ter urgência alguma inicialmente. São as melhores atividades que existem, pois você poderá dedicar-se tranquilo a algo que lhe trará um bom resultado. Também é possível que algumas tarefas sejam apenas urgentes, mas não importantes. Um bom exemplo de urgência sem importância é atender a um telefonema inútil. Não lhe levará ao encontro de nenhum objetivo, mas o telefone "gritando" para ser atendido normalmente nos faz uma determinada pressão que você precisa atender.

Outro exemplo de urgência sem importância são aqueles problemas corriqueiros e triviais, mas que sempre aparecem com o prazo "para ontem". Já trabalhei muito com projetos de software na vida, e posso dar meu testemunho de que a todo momento as equipes do projeto são acionadas pelo cliente, seja diretamente ou seja por intermédio da equipe de suporte técnico. Não que aquela solicitação individualmente não tenha importância, mas... ela não tem mesmo! Ela é só uma urgência que aparece, e claro, é um problema que precisa ser resolvido. Ainda assim, ele não lhe levará a lugar algum, ou pelo menos não é a atividade que lhe deixará mais próximo de seus objetivos para ser chamada conceitualmente de importante.

O problema no exemplo acima da urgência é que as pessoas pensam que farão um trabalho de maior qualidade para o cliente atendendo sua solicitação na hora que solicitado. E isso é uma "ilusão de bombeiro". O único resultado a ser obtido "apagando aquele incêndio" é parar algo que trará mais resultados para você e para seu cliente. Ainda no exemplo do projeto, você pode estar trabalhando em uma melhoria para o cliente que o fará aumentar significativamente seus resultados, e muitas vezes parar para ajudá-lo a resolver um problema que no máximo o causará um pequeno transtorno momentâneo.

Mas não é aí que reside o maior problema da urgência. O maior problema da urgência reside no fato de que se você atende a tudo que é urgente, você deixa de lado as coisas importantes a todo momento, pois tarefas urgentes sempre aparecerão para quem trabalha! Você deixará de fazer "aquela melhoria" que aumentaria os resultados do exemplo anterior para o cliente para atender uma solicitação urgente a cada 10 minutos. É neste momento que você vira um "Bombeiro" como aquele do teste de uso de tempo. Aquela melhoria ficará sempre para depois, e provavelmente não será feita. Talvez até seja feita, mas no momento em que isso acontecer é por que a melhoria deixou de ser "apenas importante" e passou a ser importante e urgente - afinal, apesar de serem conceitos distintos eles também podem ser combinados. 

Ela lhe trará o mesmo resultado, como antes, exceto pelo fato de que será uma solicitação urgente do cliente que gera pressão e mal estar, e não mais uma decisão pró-ativa sua que pode ser feita com extrema calma. A urgência implica em pressa, estresse, ansiedade, e principalmente em falta de qualidade. Claro que eventualmente teremos que fazer aquela tarefa urgente, mas só depois da importante. Quando você priorizar o importante, verá que não morreu por deixar de fazer aquela tarefa urgente no momento em que ela apareceu, e isso o fará realizar a tarefa sem tanta pressão, permitindo-o atingir uma qualidade razoável. 

Mas já falamos sobre as atividades importantes e urgentes, somente importantes, somente urgentes. Agora falta falar das que não são nem urgentes e menos ainda importantes. São os desperdiçadores. Bom, dos desperdiçadores tenho perícia para falar, pois minha empresa de software, a BeanWeb Soluções, trabalha exatamente com o combate, nas empresas, a um dos desperdiçadores mais comuns de nosso tempo atual: as atividades inúteis da internet.

Mas deixando a publicidade de lado, existem milhares de desperdiçadores, e eles não limitam-se apenas à internet. Arriscando um chute bem ignorante, digo que o desperdiçador mais antigo da humanidade deve ser a conversa fiada. É muito bom e agradável conversar, mas aquela conversinha desnecessária enquanto trabalhamos, quando não dosada, pode ser um problema.

Antes de dar mais exemplos de desperdiçadores, quero tipificá-los por origem: existem os desperdiçadores internos e os externos. Um desperdiçador interno é aquele que tem origem na nossa própria decisão, enquanto o externo é totalmente alheio à nossa vontade. Navegar em sites de relacionamentos em horário de trabalho, ter conversas desnecessárias, enviar mensagens de texto, ler e-mails desnecessários e tantos outros são exemplos de desperdiçadores internos. Esperar em um congestionamento ou uma fila, ou atender uma ligação externa de importância desconhecida são exemplos de desperdiçadores externos.

Os desperdiçadores e as urgências são extremamente prejudiciais ao bom emprego de nosso tempo e à nossa qualidade de vida. Vimos, todavia, que nem sempre podemos fugir deles. Mas se pararmos para analisar nossa própria vida, 80% deles podem ser evitados com vigilância e auto-controle. É fato que ambos são atrativos e nos geram uma ansiedade para fazermos aquilo logo. Mas é preciso controlar esta vontade, ou então seremos eternos escravos do relógio.

Exercícios Sugeridos

Vou sugerir algumas atividades para você realizar durante alguns dias e depois nos contar como foi!

1) Faça ao final do dia um resumo do que você fez. Logo depois estime aproximadamente quanto tempo gastou em atividades importantes e urgentes, apenas importantes, apenas urgentes e desperdiçadores. Não se anime se tiver mapeado pouco tempo com desperdiçadores, eles costumam consumir muito mais do que percebemos!

2) Auto-vigilância: monitore-se e anote toda vez que perceber uma oportunidade de trabalhar em algo apenas urgente ou em algum desperdiçador. Enumere quantas vezes resistiu a eles e quantas vezes cedeu. 





Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO
Artigos da Série:                    Parte 1 - Parte 2 - Parte 3 - Parte 4 - Parte 5
Andamento das Publicações: |                        100% concluído                 |



Palavras-Chave: Administração de Tempo, Tempo, Série Você dono de seu TEMPO, Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO, Comportamento, Séries

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