Na série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO, até o momento, abordamos conceitos básicos sobre o tempo, introduzimos as prioridades, falamos sobre os papéis em nossas vidas, os impactos negativos da ansiedade e da pressa, e positivos da qualidade na gestão do tempo. Também falamos da importância, da urgência, dos desperdiçadores e dos fatores de interrupção.
Vimos também, no último texto, os objetivos/metas SMART, que estão relacionados à administração do tempo uma vez que para aproveitar devidamente o tempo é essencial saber O QUE queremos fazer nele.
Nesta etapa trabalharemos algumas ferramentas que auxiliam na boa gestão do tempo, o problema da procrastinação, e algumas dicas para fugir dos principais "vilões" do tempo e para eleger devidamente as nossas prioridades.
As Prioridades
Administrar o tempo é, essencialmente, saber priorizar de forma inteligente. Por este motivo, demonstraremos como eleger devidamente prioridades.
1) Primeiro o que for AO MESMO TEMPO importante e urgente.
Se é IMPORTANTE e URGENTE ao mesmo tempo, nem é preciso dizer que você deve fazer primeiro, concentrada e planejadamente, e sem interrupções. Ter atividades classificadas assim não é um sintoma bom, e isso dificilmente acontece com o bom administrador de tempo. Reveja sempre as razões pela qual uma atividade importante tornou-se urgente, pois deve haver algo de errado no seu processo.
2) O importante antes do urgente.
Se é importante, é mais importante do que aquilo que é urgente. Salvo em casos emergenciais, respire fundo, acalme a afobação, ignore a pressão e faça calma e concentradamente o importante.
3) O de prazo mais próximo primeiro.
Após as classificações anteriores, use a do prazo mais próximo para decidir o que fazer. Faça primeiro o que é para esta semana, para depois fazer as coisas que podem ser feitas até a semana seguinte. Mas lembre-se: esta é o TERCEIRO item para classificação.
4) O mais fácil primeiro - e o mais difícil dividido em etapas.
Após todos os critérios anteriores, use a facilidade. As atividades simples devem ser feitas primeiro. Elas serão riscadas rapidamente da lista de afazeres, o que proporciona um certo "prazer" por saber que já fizemos uma das atividades - ou seja, uma etapa já foi vencida. As tarefas difíceis ou complexas, por outro lado, devem ser divididas nas menores etapas possíveis, para ficarem pequenas e proporcionarem o mesmo efeito. Se ainda divididas em etapas pequenas continuarem difíceis, ou você sentir uma certa "objeção" a realizar a atividade, tente intercalar as etapas da atividade difícil com uma atividade fácil. Ajudará a manter seu ânimo!
Também existe um princípio em fazer o mais fácil primeiro. Imagine assim: se não der tempo para fazer tudo o que você quer fazer no dia, atacando as mais fáceis primeiro sobrarão menos atividades inacabadas ao final do tempo dedicado!
Seguindo estas 4 "regras" tenho certeza de que as coisas serão muito mais fáceis para seu dia-a-dia! Veja um exemplo de ordenação das suas prioridades por este método:
IMPORTANTES E URGENTES
1) Ajustar aquela apresentação para seu mega-cliente que é para daqui há meia hora.
IMPORTANTES
2) Ajustar a apresentação para outro mega-cliente, que é daqui há 2 dias.
3) Procurar fornecedores estratégicos para seu novo produto.
URGENTES
4) Responder ao e-mail urgente de um amigo sobre o jogo de futebol de hoje a noite.
5) Ajudar seu colega naquela atividade para o final do dia em que ele precisa de sua ajuda.
OUTROS
6) Responder ao convite para um evento de pouca relevância para daqui há 2 dias.
7) Responder ao convite de seu colega de aula sobre o jogo de basquete da semana que vem.
Deu para entender a ideia? Espero que sim! E lembre-se: priorizar é FAZER ESCOLHAS. Muitas vezes é difícil decidir o que é importante. Todo dia somos colocados em situações em que temos que decidir se amputamos a perna ou o braço, e isso é duro. Todavia, já diz o ditado: "mais vale um pássaro na mão do que dois voando". E é isso que precisamos fazer: agarrar um dos pássaros hoje. Quem garante que não poderás agarrar o segundo em um momento futuro? Escolha!
Algumas Ferramentas
Agora que você já sabe priorizar suas atividades, tenha um meio de listar elas. Pode ser no seu mega-sistema que já te dá tudo ordenado, ou pode ser como eu mesmo faço: uma lista em um pequeno papel de anotações. Dedique alguns minutos ao começo do dia, ou, preferencialmente, ao final do dia anterior, para eleger 10 prioridades para o dia seguinte (10 é o número que eu uso, use o que lhe fizer bem, e que dê para realizar com uns 30% de folga para imprevistos, pois eles acontecem sempre). Lembre-se novamente: dividir atividades grandes em pequenas. Aqui vale o bom senso: mais vale um papel de anotações como o meu, que esteja sempre com você durante o dia, do que um sistema complexo que esteja longe. Precisa ser funcional, nada complexo.
Concentre-se em seguir as atividades da tua lista, e sempre que for interrompido retome-as assim que possível. Não fique pensando em outras atividades enquanto realiza uma. Planeje estas atividades antes de começá-las! Tudo isso trará qualidade ao item completado, e terás a certeza, em boa parte dos casos, de que não verás mais aquele item na tua frente.
E há uma dica muito importante: após concluir, faça um BELO RISCO sobre a atividade (se você tiver algo digital, não delete, aplique um"tachado" em cima). É importante ver o que já está riscado da lista. Ao fazer esta lista, lembre-se de fazer a proporção de seus papéis, conforme visto no primeiro artigo, valer sobre a ferramenta também.
Evitando a Procrastinação
Procrastinar. Ato de deixar para depois. É o "pecado capital" da administração do tempo. Procrastinar faz com que o indivíduo não saia do chão e não tenha resultado algum, e que o tempo passe, gerando a insatisfação de não ter feito nada do que era para se fazer. Este é o principal fator que pode fazer com que uma tarefa apenas IMPORTANTE vire, também, URGENTE.
Se você estiver em um "dia ruim", largue tudo e admita que não fará nada neste dia. Insistir em tentar fazer algo quando não há clima apenas nos estimula a procrastinar, e nos causa um mal estar tremendo. Obviamente, ter dias ruins é normal, mas cuidado também para não abusar disso: se tiver dias ruins com frequência procure ver o que há de errado em sua vida!
Lidando com Urgências
As atividades urgentes sempre aparecem. São o que podemos chamar de "previsto imprevisto", nunca sabemos quais delas acontecerão, mas apenas que acontecerão. Não deixe-se levar pela maré de urgências. Mantenha a calma e a concentração no que estás fazendo. As vezes o "problema urgente" que aparece nem é um problema tão grande assim, mas nossa ansiedade os torna "verdadeiros monstros".
Mas evite ceder: uma vez que você ceda a uma atividade urgente você entrará no clima de pressa e ansiedade, o que lhe estimulará a responder a outra urgência, depois outra, mais outra... E no fim do dia as coisas realmente importantes permanecerão na estaca zero!
Fugindo do Perfeccionismo
Certa vez fiz em um treinamento um exercício muito interessante, que vou recomendar-lhes fazer algo parecido antes de prosseguir com a leitura. Se você estiver com pouco tempo, continue a leitura em um momento futuro, pois o exercício requer pelo menos uns 10 minutos.
"A pressa é inimiga da perfeição". É um ditado popular muito conhecido. Agora posso afirmar categoricamente, por minha experiência, que a perfeição além de abstrata, tem outros inimigos: a capacidade de terminar as tarefas, a eficiência, a produtividade, e a qualidade. Explicando: muitas pessoas acham que "qualidade" é algo maravilhoso e desprovido de falhas. É um conceito utópico. A perfeição é utópica.
Lembre agora do primeiro objeto avaliado. Responda-se: ele era perfeito? Pois se era você provavelmente não encontrou nenhuma característica para melhorar o objeto, e portanto não chegou neste ponto da leitura, ou então não seguistes minha recomendação (risos). O fato é que você pode fazer a oitava maravilha do mundo, e ela ainda assim poderá ser melhorada. E após você melhorá-la, ela poderá ser melhorada novamente, e assim infinitamente!
Por isso a pressa é inimiga da qualidade! O termo "qualidade" tem uma infinidade de significados, inclusive segundo o próprio dicionário. Mas posso tentar resumir o que o mundo profissional espera como "qualidade": o atendimento àquilo que se está propondo. Ou seja, se o consumidor das canetas "CIB" espera uma caneta barata e que escreva bem, e ele encontrar isso no produto, não importa quantas características que possam tornar o objeto melhor existam: a caneta tem qualidade, atende o que seu público espera e ponto final. O "perfeccionista típico" tem dificuldades de aceitar estes conceitos, pois geralmente é uma pessoa criativa, crítica e inteligente. Mas é preciso aceitar, ou o tempo não jogará no mesmo time que você!
Para fazer algo com qualidade, então, e impedir o perfeccionismo de falar mais alto, é recomendável fazer o que já falei em textos anteriores: definir bem o que será feito, de acordo com o que é esperado. Você até pode fazer o "algo a mais" quando é algo importante em que você queira surpreender, mas defina o que será este "plus" ANTES de começar. Depois disso é fazer, e conferir se atende mesmo o que foi definido que seria feito. Atendido isso, NÃO FAÇA MAIS NADA, a não ser que o tempo esteja sobrando para você!
Conclusões Até Aqui
Se você seguiu as práticas até aqui apresentadas, já conhece o mínimo para administrar bem o tempo. Espero que todos tenham feito as atividades propostas, e experimentado os conceitos na sua vida prática. Caso alguém precise de alguma ajuda para levar à prática, fico à disposição para ajudar, basta escrever!
Após os conceitos apresentados, só há um assunto sobre o qual eu ainda pretendo escrever: delegar tarefas. É o último tópico que tenho a escrever no momento para ajudá-lo a administrar melhor o tempo. Por isso inscreva-se em nossa newsletter e fique atento, pois o próximo texto deve sair no máximo até a semana seguinte!
As Prioridades
Administrar o tempo é, essencialmente, saber priorizar de forma inteligente. Por este motivo, demonstraremos como eleger devidamente prioridades.
1) Primeiro o que for AO MESMO TEMPO importante e urgente.
Se é IMPORTANTE e URGENTE ao mesmo tempo, nem é preciso dizer que você deve fazer primeiro, concentrada e planejadamente, e sem interrupções. Ter atividades classificadas assim não é um sintoma bom, e isso dificilmente acontece com o bom administrador de tempo. Reveja sempre as razões pela qual uma atividade importante tornou-se urgente, pois deve haver algo de errado no seu processo.
2) O importante antes do urgente.
Se é importante, é mais importante do que aquilo que é urgente. Salvo em casos emergenciais, respire fundo, acalme a afobação, ignore a pressão e faça calma e concentradamente o importante.
3) O de prazo mais próximo primeiro.
Após as classificações anteriores, use a do prazo mais próximo para decidir o que fazer. Faça primeiro o que é para esta semana, para depois fazer as coisas que podem ser feitas até a semana seguinte. Mas lembre-se: esta é o TERCEIRO item para classificação.
4) O mais fácil primeiro - e o mais difícil dividido em etapas.
Após todos os critérios anteriores, use a facilidade. As atividades simples devem ser feitas primeiro. Elas serão riscadas rapidamente da lista de afazeres, o que proporciona um certo "prazer" por saber que já fizemos uma das atividades - ou seja, uma etapa já foi vencida. As tarefas difíceis ou complexas, por outro lado, devem ser divididas nas menores etapas possíveis, para ficarem pequenas e proporcionarem o mesmo efeito. Se ainda divididas em etapas pequenas continuarem difíceis, ou você sentir uma certa "objeção" a realizar a atividade, tente intercalar as etapas da atividade difícil com uma atividade fácil. Ajudará a manter seu ânimo!
Também existe um princípio em fazer o mais fácil primeiro. Imagine assim: se não der tempo para fazer tudo o que você quer fazer no dia, atacando as mais fáceis primeiro sobrarão menos atividades inacabadas ao final do tempo dedicado!
Seguindo estas 4 "regras" tenho certeza de que as coisas serão muito mais fáceis para seu dia-a-dia! Veja um exemplo de ordenação das suas prioridades por este método:
IMPORTANTES E URGENTES
1) Ajustar aquela apresentação para seu mega-cliente que é para daqui há meia hora.
IMPORTANTES
2) Ajustar a apresentação para outro mega-cliente, que é daqui há 2 dias.
3) Procurar fornecedores estratégicos para seu novo produto.
URGENTES
4) Responder ao e-mail urgente de um amigo sobre o jogo de futebol de hoje a noite.
5) Ajudar seu colega naquela atividade para o final do dia em que ele precisa de sua ajuda.
OUTROS
6) Responder ao convite para um evento de pouca relevância para daqui há 2 dias.
7) Responder ao convite de seu colega de aula sobre o jogo de basquete da semana que vem.
Deu para entender a ideia? Espero que sim! E lembre-se: priorizar é FAZER ESCOLHAS. Muitas vezes é difícil decidir o que é importante. Todo dia somos colocados em situações em que temos que decidir se amputamos a perna ou o braço, e isso é duro. Todavia, já diz o ditado: "mais vale um pássaro na mão do que dois voando". E é isso que precisamos fazer: agarrar um dos pássaros hoje. Quem garante que não poderás agarrar o segundo em um momento futuro? Escolha!
Algumas Ferramentas
Agora que você já sabe priorizar suas atividades, tenha um meio de listar elas. Pode ser no seu mega-sistema que já te dá tudo ordenado, ou pode ser como eu mesmo faço: uma lista em um pequeno papel de anotações. Dedique alguns minutos ao começo do dia, ou, preferencialmente, ao final do dia anterior, para eleger 10 prioridades para o dia seguinte (10 é o número que eu uso, use o que lhe fizer bem, e que dê para realizar com uns 30% de folga para imprevistos, pois eles acontecem sempre). Lembre-se novamente: dividir atividades grandes em pequenas. Aqui vale o bom senso: mais vale um papel de anotações como o meu, que esteja sempre com você durante o dia, do que um sistema complexo que esteja longe. Precisa ser funcional, nada complexo.
Concentre-se em seguir as atividades da tua lista, e sempre que for interrompido retome-as assim que possível. Não fique pensando em outras atividades enquanto realiza uma. Planeje estas atividades antes de começá-las! Tudo isso trará qualidade ao item completado, e terás a certeza, em boa parte dos casos, de que não verás mais aquele item na tua frente.
E há uma dica muito importante: após concluir, faça um BELO RISCO sobre a atividade (se você tiver algo digital, não delete, aplique um
Evitando a Procrastinação
Procrastinar. Ato de deixar para depois. É o "pecado capital" da administração do tempo. Procrastinar faz com que o indivíduo não saia do chão e não tenha resultado algum, e que o tempo passe, gerando a insatisfação de não ter feito nada do que era para se fazer. Este é o principal fator que pode fazer com que uma tarefa apenas IMPORTANTE vire, também, URGENTE.
Se você estiver em um "dia ruim", largue tudo e admita que não fará nada neste dia. Insistir em tentar fazer algo quando não há clima apenas nos estimula a procrastinar, e nos causa um mal estar tremendo. Obviamente, ter dias ruins é normal, mas cuidado também para não abusar disso: se tiver dias ruins com frequência procure ver o que há de errado em sua vida!
Lidando com Urgências
As atividades urgentes sempre aparecem. São o que podemos chamar de "previsto imprevisto", nunca sabemos quais delas acontecerão, mas apenas que acontecerão. Não deixe-se levar pela maré de urgências. Mantenha a calma e a concentração no que estás fazendo. As vezes o "problema urgente" que aparece nem é um problema tão grande assim, mas nossa ansiedade os torna "verdadeiros monstros".
Mas evite ceder: uma vez que você ceda a uma atividade urgente você entrará no clima de pressa e ansiedade, o que lhe estimulará a responder a outra urgência, depois outra, mais outra... E no fim do dia as coisas realmente importantes permanecerão na estaca zero!
Fugindo do Perfeccionismo
Certa vez fiz em um treinamento um exercício muito interessante, que vou recomendar-lhes fazer algo parecido antes de prosseguir com a leitura. Se você estiver com pouco tempo, continue a leitura em um momento futuro, pois o exercício requer pelo menos uns 10 minutos.
- Escolha um objeto qualquer que esteja próximo de você, como uma caneta, por exemplo.
- Observe este objeto e liste suas principais qualidades.
- Tire alguns minutos e procure pelo menos 3 características que poderiam tornar este objeto melhor. Não pule esta etapa, especialmente se o seu teste lhe apontou como perfeccionista!
- Agora pegue mais dois objetos e faça a mesma análise com eles.
- Pronto, prossiga com a leitura.
"A pressa é inimiga da perfeição". É um ditado popular muito conhecido. Agora posso afirmar categoricamente, por minha experiência, que a perfeição além de abstrata, tem outros inimigos: a capacidade de terminar as tarefas, a eficiência, a produtividade, e a qualidade. Explicando: muitas pessoas acham que "qualidade" é algo maravilhoso e desprovido de falhas. É um conceito utópico. A perfeição é utópica.
Lembre agora do primeiro objeto avaliado. Responda-se: ele era perfeito? Pois se era você provavelmente não encontrou nenhuma característica para melhorar o objeto, e portanto não chegou neste ponto da leitura, ou então não seguistes minha recomendação (risos). O fato é que você pode fazer a oitava maravilha do mundo, e ela ainda assim poderá ser melhorada. E após você melhorá-la, ela poderá ser melhorada novamente, e assim infinitamente!
Por isso a pressa é inimiga da qualidade! O termo "qualidade" tem uma infinidade de significados, inclusive segundo o próprio dicionário. Mas posso tentar resumir o que o mundo profissional espera como "qualidade": o atendimento àquilo que se está propondo. Ou seja, se o consumidor das canetas "CIB" espera uma caneta barata e que escreva bem, e ele encontrar isso no produto, não importa quantas características que possam tornar o objeto melhor existam: a caneta tem qualidade, atende o que seu público espera e ponto final. O "perfeccionista típico" tem dificuldades de aceitar estes conceitos, pois geralmente é uma pessoa criativa, crítica e inteligente. Mas é preciso aceitar, ou o tempo não jogará no mesmo time que você!
Para fazer algo com qualidade, então, e impedir o perfeccionismo de falar mais alto, é recomendável fazer o que já falei em textos anteriores: definir bem o que será feito, de acordo com o que é esperado. Você até pode fazer o "algo a mais" quando é algo importante em que você queira surpreender, mas defina o que será este "plus" ANTES de começar. Depois disso é fazer, e conferir se atende mesmo o que foi definido que seria feito. Atendido isso, NÃO FAÇA MAIS NADA, a não ser que o tempo esteja sobrando para você!
Conclusões Até Aqui
Se você seguiu as práticas até aqui apresentadas, já conhece o mínimo para administrar bem o tempo. Espero que todos tenham feito as atividades propostas, e experimentado os conceitos na sua vida prática. Caso alguém precise de alguma ajuda para levar à prática, fico à disposição para ajudar, basta escrever!
Após os conceitos apresentados, só há um assunto sobre o qual eu ainda pretendo escrever: delegar tarefas. É o último tópico que tenho a escrever no momento para ajudá-lo a administrar melhor o tempo. Por isso inscreva-se em nossa newsletter e fique atento, pois o próximo texto deve sair no máximo até a semana seguinte!
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Palavras-Chave: Administração de Tempo, Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO, Tempo
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